Quy trình nhân sự xin nghỉ việc tại công ty - Exit Process
Đối với quy trình nhân sự và vòng đời của một nhân sự, tiến trình xin nghỉ việc đóng một vai trò rất quan trọng và cũng bao gồm rất nhiều thủ tục cần lưu ý để đảm bảo được quyền lợi của công ty cũng như quyền lợi của nhân sự xin nghỉ việc. Để thống nhất và hệ thống hóa quy trình này, các nhân sự cần nắm được các nội dung cơ bản như sau khi có dự định xin nghỉ trong tương lai:
1. Bước 1: Viết và nộp đơn xin nghỉ việc đúng thời hạn
Để đảm bảo không ảnh hưởng đến định hướng công việc cá nhân của nhân sự nghỉ việc, cũng như thông báo kịp thời cho bộ phận nhân sự tại công ty để có phương án bàn giao, có kế hoạch tuyển dụng mới, nhân sự cần nắm các quy định về thời gian và hình thức thông báo:
Hình thức thông báo: Thông báo trực tiếp cho trưởng bộ phận để sắp xếp công việc và bàn giao. Đồng thời gửi email đến hr1@gcalls.co, cc hr@gcalls.co và cc cho người hướng dẫn/trưởng bộ phận.
Thời gian thông báo:
- Hợp đồng Full-time: Báo trước ít nhất 45 ngày
- Hợp đồng Part-time: Báo trước ít nhất 15 ngày
- Hợp đồng thử việc, CTV: Báo trước ít nhất 7 ngày làm việc đủ tối thiểu 15 ngày
- Hợp đồng thực tập: Nếu thông báo kết thúc trước kỳ thực tập thì sẽ không được nhận phí của kỳ thực tập đó
Lưu ý:
- Nhân sự cần chắc chắn và quyết đoán khi gửi quyết định nghỉ việc, hạn chế rút lại đơn xin vì sẽ gây mất nhiều thời gian về quy trình cho phía bộ phận nhân sự và công ty.
- Chỉ thông báo về việc nghỉ việc của mình cho trưởng bộ phận/người hướng dẫn để trưởng bộ phận nắm và sắp xếp lại công việc trong bộ phận. Nhân sự KHÔNG TỰ Ý thông báo với các thành viên khác để tránh ảnh hưởng tinh thần và công việc của team.
2. Bước 2: Đợi quản lý nhận đơn và xem xét lý do
Thời gian này trưởng bộ phận và bộ phận nhân sự sẽ cùng duyệt đơn, xem xét lý do và gửi phản hồi về cho nhân sự xin ngỉ việc
3. Bước 3: Duyệt và tiến hành bàn giao công việc
Khi đã được tất cả các cấp phê duyệt, nhân sự nghỉ việc có trách nhiệm bàn giao công việc, tài liệu đang phụ trách cho người thay thế.
Nhân sự vui lòng đọc: "Hướng dẫn điền Form bàn giao công việc"
Sau khi hoàn thành xong Form bàn giao công việc, nhân sự nghỉ việc cần gửi mail cho trưởng bộ phận và người được bàn giao, đồng thời, cc về cho hr và hr1.
Từ đó, HR và trưởng bộ phận sẽ check các phần công việc bàn giao, tài khoản, tài sản, khách hàng,.. xem đã đầy đủ và chính xác chưa rồi xác nhận lại với người được bàn giao.
4. Bước 4: Thanh lý biên bản và hợp đồng nghỉ việc
Nếu người được bàn giao xác nhận đã được thông báo và nhận các công việc bàn giao này, HR sẽ tiến hành các biên bản và hợp đồng sau:
4.1. Biên bản bàn giao công việc
Biên bản bàn giao công việc được ký nhằm mục đích công khai và xác nhận đã bàn giao và nhận bàn giao đầy đủ từ các bên liên quan, cụ thể bao gồm chữ ký của đại diện bàn giao, đại diện nhận bàn giao và đại diện giám sát. Biên bản quy định phải được ký trong vòng 3 ngày sau khi gửi hợp đồng. Trong trường hợp, các bên đại diện không ký đúng thời hạn thì HR sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ rủi ro nào, cụ thể:
- Đối với nhân sự được bàn giao: Việc không ký hoặc phản hồi hợp đồng quá 3 ngày, bên nhận bàn giao sẽ phải nhận tất cả các công việc bàn giao mà không được phản hồi, khiếu nại thêm
- Đối với nhân sự bàn giao: Việc ký trễ sẽ ảnh hưởng đến thời gian kết thúc hợp đồng. Công ty sẽ không thể kê khai giấy tờ iên quan đến phúc lợi, BHXH kịp thời cho nhân sự nghỉ
- Đối với trưởng bộ phận: nếu trưởng bộ phận không ký hoặc phản hồi thì sẽ không được khiếu nại thêm nếu có bất cứ trường hợp nào phát sinh ví dụ như nhân sự nghỉ liệt kê thiếu hoặc bàn giao thiếu các đầu công việc, tài khoản, tài sản liên quan.
4.2. Giấy quyết định cho nghỉ việc
Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật lao động
5. Bước 5: Thanh toán các chế độ còn lại
Doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền lương, bảo hiểm. Nếu nhân viên vẫn còn thắc mắc, khiếu nại thì phòng nhân sự có trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết triệt để.